Szanowna Sygnalistko, Szanowny Sygnalisto,
Procedura zgłaszania nieprawidłowości w ramach przedsiębiorstwa, określona w ustawie o ochronie sygnalistów (DE) / ustawie o ochronie sygnalistów (AT) („HinSchG” lub „ustawa”), dotycząca zgłoszeń pracowników do wewnętrznego punktu zgłoszeniowego, stanowi ważny krok w kierunku promowania przejrzystej i etycznej kultury organizacyjnej. Umożliwia on pracownikom poufne zgłaszanie potencjalnych naruszeń określonych przepisów ustawowych, wykonawczych lub wewnętrznych wytycznych bez obawy przed represjami.
Procedura ta jest dla naszych pracowników jasna i łatwo dostępna, aby umożliwić im bezpieczne i poufne przekazywanie swoich obaw lub informacji. Poniżej znajdują się zatem informacje na temat:
• kto może być sygnalistą;
• co można zgłaszać;
• w jaki sposób można złożyć zgłoszenie;
• kto przyjmuje zgłoszenie;
• w jaki sposób zostaną Państwo poinformowani o otrzymaniu zgłoszenia;
• w jaki sposób chronione są Państwa dane osobowe;
• w jaki sposób zapewniona jest poufność zgłoszenia;
• w jaki sposób są Państwo chronieni oraz
• w jaki sposób rozpatrywane jest Państwa zgłoszenie.
Grupa osób objętych ochroną na mocy ustawy HinSchG jest szeroko zdefiniowana i obejmuje wszystkie osoby fizyczne, które w związku z wykonywaniem swojej działalności zawodowej uzyskały informacje o naruszeniach i zgłosiły je („osoby zgłaszające”), w szczególności:
Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer;
Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter;
Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien.
2.1 Jako osoba zgłaszająca naruszenia korzystają Państwo z ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia (HinSchG), jeśli zgłaszają Państwo naruszenia następujących przepisów:
• Naruszenia przepisów karnych. Obejmuje to każdy przepis karny zgodnie z prawem niemieckim.
Naruszenia, za które grozi grzywna (tj. wykroczenia), o ile naruszony przepis służy ochronie życia, zdrowia lub nietykalności cielesnej albo ochronie praw pracowników lub ich organów przedstawicielskich. Obejmuje to na przykład przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, naruszenia ustawy o płacy minimalnej lub przepisy dotyczące grzywien, które sankcjonują naruszenia obowiązków informacyjnych i wyjaśniających wobec organów samorządu zakładowego, takich jak rady zakładowe.
• Ponadto obejmuje to wszystkie naruszenia przepisów federalnych i krajów związkowych, które zostały przyjęte w celu wdrożenia określonych regulacji europejskich, a także naruszenia bezpośrednio obowiązujących aktów prawnych UE w wielu różnych dziedzinach, takich jak przepisy dotyczące zwalczania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, wytyczne dotyczące bezpieczeństwa produktów, wytyczne dotyczące bezpieczeństwa ruchu drogowego, wytyczne dotyczące transportu towarów niebezpiecznych, wytyczne dotyczące ochrony środowiska i ochrony przed promieniowaniem, bezpieczeństwa żywności i pasz, norm jakości i bezpieczeństwa leków i wyrobów medycznych, przepisów dotyczących ochrony konsumentów, przepisów dotyczących ochrony danych i bezpieczeństwa informatycznego, przepisów dotyczących prawa zamówień publicznych, przepisów dotyczących sprawozdawczości finansowej spółek kapitałowych, przepisów z zakresu prawa konkurencji itp.
2. 2 Warunkiem zgłoszenia jest zawsze to, że naruszenia muszą dotyczyć przedsiębiorstwa lub innego podmiotu, z którym osoba zgłaszająca miała lub ma kontakt zawodowy.
3.1 Wewnętrzne kanały zgłaszania
W celu złożenia zgłoszenia w rozumieniu ustawy HinSchG udostępniono Państwu następujące wewnętrzne kanały zgłaszania:
a) Zgłoszenie w formie tekstowej Na końcu niniejszego dokumentu znajduje się link „Złóż zgłoszenie”, po kliknięciu którego otworzy się formularz. Po wypełnieniu pól obowiązkowych i wpisaniu treści zgłoszenia mają Państwo możliwość wysłania zgłoszenia do właściwego punktu przyjmowania zgłoszeń (osoby odpowiedzialne za punkty przyjmowania zgłoszeń – patrz punkt 4.) poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij zgłoszenie teraz”. Jednocześnie zostaną Państwo poproszeni o wyrażenie zgody na politykę prywatności (więcej informacji na ten temat w punkcie 6.);
b) Zgłoszenie ustne
W celu złożenia zgłoszenia udostępniono również telefoniczną infolinię. Numer tej infolinii to: NUMER. Poza standardowymi godzinami pracy infolinia jest obsługiwana przez automatyczną sekretarkę, na której można zostawić zgłoszenie oraz niezbędne informacje, o których podanie poprosi Państwa automatyczna wiadomość sekretarki.
c) Zgłoszenie osobiste
Na Państwa wyraźne życzenie będą Państwo mogli omówić zgłoszenie w odpowiednim terminie również podczas osobistego spotkania lub, za Państwa zgodą, w formie wideokonferencji. Jeśli zdecydują się Państwo na jedną z tych opcji, prosimy w pierwszym kroku skorzystać ze zgłoszenia w formie pisemnej opisanego w punkcie 3.1 a). W polu tekstowym przeznaczonym na zgłoszenie można wówczas wyrazić chęć osobistego spotkania i/lub wyrazić zgodę na przeprowadzenie wideokonferencji.
3.2 Zewnętrzne kanały zgłaszania Oprócz wewnętrznych punktów zgłaszania organy publiczne utworzyły również zewnętrzne punkty zgłaszania. Centralny zewnętrzny punkt zgłaszania został utworzony przy Federalnym Urzędzie Sprawiedliwości (DE) oraz przy Federalnym Urzędzie ds. Zapobiegania Korupcji i Zwalczania Korupcji (AT). Ponadto istniejące systemy zgłaszania w Federalnym Urzędzie Nadzoru Usług Finansowych (BaFin) oraz w Federalnym Urzędzie Antymonopolowym (oba w Niemczech) są nadal prowadzone jako dodatkowe zewnętrzne punkty zgłaszania o specjalnych kompetencjach. Więcej informacji na temat zewnętrznych procedur zgłaszania na szczeblu federalnym w Niemczech można znaleźć na stronie internetowej Federalnego Urzędu Sprawiedliwości pod adresem:
www.bundesjustizamt.de
Kraje związkowe (DE) mają swobodę w zakresie tworzenia własnych zewnętrznych punktów zgłoszeniowych dla zgłoszeń dotyczących odpowiednich administracji krajowych i samorządowych.
Ponadto istnieją odpowiednie procedury zgłaszania do organów, instytucji i innych jednostek Unii Europejskiej. Obejmują one zewnętrzne kanały zgłaszania do Komisji, Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Żeglugi Morskiej (EMSA), Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego (AESA), Europejskiego Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) oraz Europejskiej Agencji Leków (EMA).
Jako osoba zgłaszająca mają Państwo zasadniczo swobodę wyboru, czy zwrócić się do wewnętrznego punktu zgłoszeniowego przedsiębiorstwa, czy też do zewnętrznego punktu zgłoszeniowego organów władzy. Prawo przewiduje jednak zachętę do preferencyjnego korzystania z wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości w przedsiębiorstwie. Wyraźnie zaznaczając, że nie muszą Państwo obawiać się represji (szczegóły w punkcie 8.), uprzejmie prosimy o skierowanie zgłoszenia do wewnętrznego punktu zgłaszania nieprawidłowości.
Ponadto informujemy, że osoby zgłaszające naruszenia mogą również przekazać informacje o nich opinii publicznej (na przykład za pośrednictwem prasy, mediów społecznościowych lub innych mediów), jednak wyłącznie pod ściśle określonymi, przewidzianymi przez prawo warunkami. W przypadku zgłoszenia naruszenia opinii publicznej osoba zgłaszająca jest chroniona na mocy ustawy o ochronie sygnalistów (HinSchG) tylko wtedy, gdy wcześniej bezskutecznie zwróciła się do zewnętrznego punktu zgłoszeniowego lub gdy istnieje zagrożenie dla ogółu społeczeństwa.
Zgłoszenia przekazywane za pośrednictwem wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych są przyjmowane przez naszego wieloletniego radcę prawnego i inspektora ochrony danych, Pana Ass.iur. Milana Trúsika. Pan Trúsik, jako prawnik, posiada niezbędną wiedzę fachową oraz osobistą uczciwość wynikającą z pełnionej funkcji, która jest niezbędna do sprawowania tego stanowiska.
O otrzymaniu Państwa zgłoszenia wewnętrznego zostaną Państwo poinformowani na piśmie w ciągu siedmiu dni.
W ramach zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem wewnętrznego kanału zgłoszeniowego przetwarzane są dane osobowe. Podczas tworzenia i wdrażania wewnętrznej procedury zgłoszeniowej zadbaliśmy z technicznego punktu widzenia o to, aby wszystkie wymogi prawne dotyczące ochrony danych zostały spełnione. Wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych UE (RODO) oraz federalną ustawą o ochronie danych. Po kliknięciu przycisku „Wyślij zgłoszenie teraz” zostaną Państwo poproszeni o wyrażenie zgody na politykę prywatności. Odpowiednią politykę prywatności można znaleźć tutaj: www.moguntia.com/de/datenschutzerklaerung/
7.1 Kluczowym elementem procedury jest tzw. zasada poufności. Wewnętrzne kanały zgłaszania są zaprojektowane w taki sposób, aby zapewnić ochronę tożsamości zgłaszającego, osób, których dotyczy zgłoszenie, oraz pozostałych osób wymienionych w zgłoszeniu. Tożsamość tych osób będzie znana wyłącznie osobie odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych – pełnomocnikowi ds. zgłoszeń – dzięki czemu inne osoby nie mają dostępu do wewnętrznego kanału zgłoszeniowego. Tożsamość osób, których zgłoszenie dotyczy, może zostać ujawniona innym osobom wyłącznie za ich wyraźną zgodą.
7.2 Informacje dotyczące Państwa tożsamości lub tożsamości innych osób wymienionych w zgłoszeniu możemy ujawnić jedynie w wyjątkowych przypadkach, na przykład w ramach postępowania karnego na wniosek organów ścigania.
7.3 Poufność nie oznacza anonimowości. Zgodnie z prawem nie ma wyraźnego obowiązku organizowania wewnętrznych kanałów zgłaszania w sposób umożliwiający składanie anonimowych zgłoszeń. Skorzystaliśmy z tej możliwości. Dlatego podczas składania zgłoszenia zostaną Państwo poproszeni o podanie swojego imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych.
8.1 Ustawa HinSchG zachęca sygnalistów do zgłaszania nieprawidłowości w przedsiębiorstwach. W związku z tym sygnaliści korzystają z szerokiej ochrony przed represjami, przysługuje im odwrócenie ciężaru dowodu, mogą w razie potrzeby dochodzić roszczeń odszkodowawczych oraz korzystają z przywilejów w zakresie odpowiedzialności:
a) Kluczowym elementem jest zapisany w ustawie zakaz represji. Przedsiębiorstwa muszą pamiętać, że wszelkie działania odwetowe, w tym groźby i próby podjęcia takich działań, są zabronione. W szczególności zabronione są: zawieszenie w obowiązkach, wypowiedzenie, obniżenie stanowiska lub odmowa awansu, wymuszenie, zastraszanie, mobbing lub zawieszenie w obowiązkach, a także nieprzedłużenie umów o pracę na czas określony, zniesławienie, negatywna ocena wyników pracy itp.
b) Aby zwiększyć skuteczność dochodzenia roszczeń przeciwko sprawcy represji, ustawa HinSchG przewiduje odwrócenie ciężaru dowodu na korzyść osoby chronionej. Dotychczas w przypadku sporu to sygnalista musiał udowodnić związek między zgłoszeniem a dyskryminacją. W przyszłości to przedsiębiorstwo będzie musiało przedstawić (odmienną) przyczynę rzekomego dyskryminowania i, w razie potrzeby, udowodnić ją, jeśli dyskryminowanie nastąpiło po zgłoszeniu. W przyszłości pracodawca będzie więc musiał wykazać i udowodnić, że nie ma żadnego związku między np. wypowiedzeniem umowy o pracę pracownikowi a wcześniejszym zgłoszeniem dokonanym przez tego pracownika. Zasada odwrócenia ciężaru dowodu obowiązuje jednak z niewielkim zastrzeżeniem, że osoba zgłaszająca musi sama podjąć działania i dochodzić, że doznała dyskryminacji w wyniku zgłoszenia.
c) W przypadku naruszenia zakazu represji osoba zgłaszająca ma prawo do odszkodowania. Jako osoba zgłaszająca nie mogą Państwo jednak domagać się odszkodowania za szkody niematerialne (tj. zadośćuczynienia za ból i cierpienie).
8.2 Należy pamiętać, że ochrona osób zgłaszających nie ma zastosowania w przypadku umyślnego lub rażącego niedbalstwa przy zgłoszeniu fałszywej informacji. W takich przypadkach osoba zgłaszająca działająca w złej wierze jest nawet zobowiązana do naprawienia wynikłej z tego tytułu szkody.
9.1 Po zgłoszeniu sprawy za pośrednictwem wewnętrznego kanału zgłoszeniowego i otrzymaniu potwierdzenia odbioru osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń wszczyna wewnętrzne dochodzenie oraz podejmuje ewentualne działania mające na celu usunięcie przyczyny zgłoszenia. Najpóźniej w ciągu trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia zostaną Państwo poinformowani o planowanych lub już podjętych działaniach następczych oraz o przyczynach tych działań, a także o zamknięciu postępowania z powodu braku dowodów lub z innych powodów. 9.2 Wszystkie otrzymane zgłoszenia są dokumentowane. Dokumentacja jest usuwana po upływie trzech lat od zakończenia postępowania. W wyjątkowych przypadkach dokumentacja może być przechowywana dłużej niż 3 lata w celu spełnienia wymogów wynikających z ustawy HinSchG lub innych przepisów prawnych, o ile jest to konieczne i proporcjonalne.